GÉDIA Audit : maîtrise des facteurs risques majeurs dans le domaine de la valorisation des stocks et des marges

Le concept GÉDIA est né d’une longue réflexion menée d’un commun accord par les 3 fondateurs [1] vu leur très grande expérience dans l’informatisation d’entreprises – GE, ETI ou PME – dans des domaines industriels ou de négoces à la suite d’une question régulièrement évoquée :

« Pourquoi la marge brute sur vente qu’annonce le directeur commercial est-elle différente de celle que constate le directeur financier en comptabilité ? »

Ainsi l’horizon des décideurs est obscurci car un doute s’installe dans leur esprit quant à la fiabilité des chiffres qui leur sont communiqués !

Par la suite, les fondateurs ont acquis la certitude qu’il existait un problème de fond en la matière et que celui-ci trouvait son origine dans un fonctionnement non entièrement maîtrisé au niveau des ERP ou PGI [2]  entre la gestion des flux physiques valorisés en gestion commerciale et la comptabilisation de ces mêmes flux en comptabilité générale et/ou analytique.

Retour d’expérience de notre logiciel Horizon*400 [3]

 Horizon*400 nous a permis d’évaluer en grandeur nature la difficulté de maîtrise de la valorisation des stocks de marchandises et des marges sur vente dans un contexte de volumétrie d’articles important.

Les facteurs risques inhérents à un circuit achat d’articles multifournisseurs (achats multidevises, achats import CEE et grande importation …) débouchant sur la constitution de coûts d’entrée de structure complexe (coûts fournisseurs, frais sur achat à plusieurs niveaux) sont apparus comme une problématique endémique à résoudre face à une démarche de rigueur et de sécurisation des valeurs de stocks et des marges.

[1] Les 3 fondateurs. Au départ, la réussite de projets comme GEDIA Audit nécessitait un très haut niveau d’excellence dans des activités aussi diverses et complémentaires que la recherche de nouveaux concepts, de nouvelles méthodologies applicatives et de développements informatiques expérimentaux et opérationnels.

En ce sens, Michel HECK, Jean-Claude GOEPPER et Claude LAGRANGE présentaient tous les fondamentaux de cette complémentarité ayant permis la réussite du projet.

 [2] ERP ou PGI. Le concept d’un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) assure concomitamment :

• l’enregistrement des actes opérationnels de gestion : achats, production, ventes, entretien, gestion du personnel, …
• leur comptabilisation automatique au fur et à mesure des occurrences.

[3] Horizon*400. TCI a conçu son propre logiciel de gestion commerciale baptisé HORIZON*400 en raison de sa plate-forme opérationnelle, l’IBM AS/400 (IBM iSeries). Il figurerait  parmi le « TOP 100 » des projets informatiques. Palmarès attribué par la revue spécialisée « Le Monde Informatique » dont les critères de sélection récompensent des thèmes de R&D créatifs et innovants.

Vos produits et services  

• TCI se positionne principalement sur le marché des services aux entreprises dans le domaine de l’informatique de gestion et du conseil en organisation et plus particulièrement sur les outils d’amélioration de la qualité des données et du pilotage de la performance.
• Sur ce marché très vaste, mais aussi très encombré, TCI, depuis sa création, s’est efforcé de se démarquer de ses concurrents en s’appuyant sur une stratégie d’innovation avec une politique très active en R&D

Activités – Présentation générale des produits et services de TCI

Notre offre en termes de produits          

Notre offre en termes de services

1) Conseil et expertise : cahier des charges, études, diagnostic, etc.

2) Service développement et support : activité de développement sur plate-forme IBM iSeries (AS/400), SAP ABAP/SQL et PCSOFT WinDev

3) Pôle Formation « GEDIA Cursus » : Thèmes déclinés dans le domaine du conseil et de la formation-action en entreprises

Vos facteurs de réussite 

GÉDIA Audit, par la connaissance permanente des valeurs réelles des stocks, des coûts de production et des marges [*] procure des avantages concurrentiels pour l’entreprise autour de 4 axes majeurs :

1) gains de temps et d’efficacité sur les opérations de contrôle en remplaçant la méthode par sondage par celle de l’analyse systématique de tout le Système d’Information :

• meilleure maîtrise des flux physiques et des flux d’information induits (apports en visibilité et en lisibilité sur l’évolution des stocks),
• meilleure connaissance des problématiques engendrées par une gestion de stock et des possibilités de résolution adéquates.

2) management plus efficace, plus réactif : indicateurs de performance fiables, précis et actualisés,

3) stratégie commerciale fiabilisée car pilotage fondé sur des données cohérentes, actualisées et fiables,

4) participe à l’élaboration des processus de gouvernance, de gestion des risques et de conformité (normes IAS2/IFRS, Loi Sarbannes-Oxley, Loi Sécurité Financière, Plan Comptable Général)

[*] Origine des problématiques

Les causes des dysfonctionnements dans la valorisation des stocks, des coûts de production et des marges sont multiples : certaines sont introduites lors de la saisie des flux, d’autres, plus insidieuses, sont générées par les mécanismes de calcul de la valeur du stock.

Sur la base d’une analyse du marché, 3 grandes catégories de causes différentes selon la méthode de valorisation du stock appliquée ont été répertoriées :

1) Pour les entreprises appliquant l’évaluation du stock aux coûts réels : CMP ou PMP (Coût ou Prix Moyen d’achat Pondéré) ou FIFO (First In, First out) => 30% environ

— Degré de fiabilité des méthodologies de calcul utilisées beaucoup trop sensibles aux erreurs événementielles : passage par stock informatique négatif incontournable dans de nombreuses organisations : cause fluidité des flux, écart de prix sur facture achat dégagé avec retard, erreur de chronologie … ou erreurs liées aux évolutions conjoncturelles : variation des prix d’achat, changement de fournisseur, variation de cours de change, frais d’approche, changement du circuit d’achat …

— Pour le FIFO : rigidité légendaire de cette méthode surtout au niveau de la production.

2) Pour les entreprises appliquant la méthode d’évaluation du stock aux coûts standards prévisionnels (très fréquent dans le domaine industriel) => 60% environ

— Difficultés de gestion des écarts de prix entre les coûts réels et les coûts standards
— Surveillance permanente des écarts entre les coûts de stock réels et standards fastidieuse et approximative voire impossible en l’absence de connaissance des coûts réels comptablement exacts

3) Pour les entreprises appliquant des méthodes dites de valeurs comme le DPA (dernier prix d’achat) => 10% environ

Les méthodes de valeurs ne traduisent pas les coûts réels des stocks supportés et sont génératrices dans leur principe de marges artificielles.

Vos facteurs différenciants et disruptifs par rapport à l’existant

GÉDIA Audit fait appel à une méthodologie innovante et performante de traitement des données extraites de la base de données de l’ERP débouchant sur la mise au point d’un outil d’analyse et d’investigation de la qualité des données en matière de surveillance des coûts d’entrée achat, des coûts de production, des valeurs de stocks et des marges sur vente.

GÉDIA Audit regroupe dans un même outil les fonctionnalités de détection, d’investigation, d’explication et d’information.

Contrairement à des analyses traditionnelles, le contrôle et la détection des anomalies s’opère via l’élaboration des valeurs de référence calculées selon une méthodologie brevetée  [1] à partir desquelles on peut mesurer les écarts et évaluer le risque d’erreur.

C’est dans cet esprit que GÉDIA Audit a créé plusieurs instruments de mesure :

– l’écart de prix sur coût d’entrée achat
– l’écart d’audit de stock
– l’écart d’audit sur coût de production
– l’écart d’audit de marge

L’écart de prix sur coût d’entrée achat mesure l’écart entre le prix d’achat d’un flux achat et le prix d’achat de référence de l’article élaboré par GÉDIA Audit d’abord au niveau de la création du poste de commande, ensuite au niveau de l’entrée marchandises, enfin au niveau de l’entrée de facture.

L’écart d’audit de stock déterminé pour chaque article mesure la différence entre la valeur du stock  restituée à partir du progiciel et la valeur de référence calculée par GÉDIA Audit.

L’écart d’audit sur coût de production mesure pour chaque ordre de fabrication la différence entre le coût de production élaboré par le progiciel (prix standard et/ou coût réel) et le coût de production calculé par GÉDIA Audit.

L’écart d’audit de marge déterminé pour chaque article mesure la différence entre la valeur de la marge réalisée par le progiciel et celle calculée à partir de la valeur GÉDIA audit des stocks vendus.

Pour proposer à l’utilisateur une visibilité et une information maximale lors de son travail de contrôle GÉDIA Audit fournit une vue transverse entre la logistique, la comptabilité financière et le collecteur de coûts en comptabilité analytique (production).

Les fonctions d’investigation et d’explication sont grandement facilitées pour l’utilisateur de GÉDIA Audit par l’accès à l’analyse comparative de l’évolution historique des valeurs de stocks, mouvement par mouvement, sur toute la période auditée.

Les fonctions d’information se traduisent dans GÉDIA Audit par la fourniture de tableaux de bord
donnant une vue synthétique sur les achats, le stock et les ventes au cours de la période historique auditée.

Ces tableaux de bord peuvent être produits à la demande de l’utilisateur au global, pour une liste d’article sélectionnée ou individuellement pour un article.

Illustration des facteurs différenciants et disruptifs :

L’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) a validé GÉDIA Audit dans le cadre d’un Marché négocié sans mise en concurrence (MNSC) eu égard à la protection des droits d’exclusivité et des droits de propriété intellectuelle détenus par TCI.

L’AP-HP nous confie avec GÉDIA Audit la surveillance et le contrôle de la valorisation des stocks des 14 groupes hospitaliers, 37 hôpitaux, 4 pôles d’intérêt commun (centrales d’achat) et le Siège avec les pôles logistiques et financiers.

En résumé, nous améliorons le niveau de maîtrise des flux dans SAP [2] avec comme objectif, le recensement des principales causes de perturbation des PMP et la surveillance quotidienne des coûts d’entrée achat : postes de commandes d’achat, entrées de marchandises et entrées de facture.

[1] Brevet : « Procédé pour la détermination du Prix Moyen d’Achat des articles d’un stock »

[2] SAP = 1er éditeur mondial avec plus de 45% du marché, 232.000 sites répartis dans 190 pays  dont environ 60 à 70% sont les cibles de GEDIA Audit (industries manufacturières, entreprises de  négoce et établissements publics).

Votre business model  

GéDIA Audit pour les ERP SAP R/3 et ECC6  s’adresse aux entreprises industrielles et de négoce ainsi qu’aux établissements publics gérant des valeurs de stocks de marchandises, de matières, de produits finis et semi-finis.

Offre de service ponctuelle surveillance d’un site

• Audit ponctuel des coûts d’entrée achat, des coûts de production, des valeurs de stocks et des marges,
• fourniture d’un rapport d’audit et d’évaluation des risques (bilan critique).

Offre de service surveillance périodique d’un site

• surveillance mensuelle ou trimestrielle d’un site,
• fourniture d’un rapport d’audit et d’évaluation des risques.

Offre de fourniture du logiciel sous licence GÉDIA Audit

• GÉDIAAudit V5-SCP : sans l’audit des coûts de production,
  Cette offre s’adresse aux entreprises de négoce et de services.

• GÉDIAAudit V5-ACP : avec l’audit des coûts de production,
  Cette offre s’adresse aux entreprises de production.

Cette offre inclut les 3 volets fonctionnels de GÉDIA Audit :

GÉDIA Audit SCEA  Surveillance quotidienne des coûts d’entrée achat :

• Volet préventif de Gédia Audit spécialisé dans la détection des prix d’achat erroné au niveau commande, au niveau entrée de marchandises et au niveau entrée de facture achat
• Destiné au service achat ou logistique pour permettre la correction dans l’ERP des prix d’achat erronés au plus tôt

 GÉDIA Audit APER Audit hebdomadaire

• Volet curatif de Gédia Audit destiné à la logistique et au contrôle de gestion (production, vente) pour permettre la correction dans l’ERP des erreurs commises au cours de la semaine écoulée
• Audit des coûts d’entrée achat et production, audit des stocks et des marges, tableaux de bord

GÉDIA Audit APER Audit mensuel

• Volet curatif de Gédia Audit destinée à la comptabilité et au contrôle de gestion finance pour
  permettre de sécuriser le reporting de fin de période comptable
• Audit des coûts d’entrée achat et de production, audit des stocks et de marges, tableaux de bord

Vos concurrents

Seuls les outils de Business Intelligence (B.I.) pourraient être identifiés comme des concurrents à GÉDIA Audit. Nous avons donc souhaité mettre en lumière les aspects différentiateurs qui font de notre outil, une solution différente et complémentaire aux infocentres ou entrepôts de données.

 D’une manière générale, les outils de B.I. permettent de recueillir, stocker, accéder et analyser les données d’entreprise extraites du Système d’Information (S.I.) afin d’être exploitées à des fins décisionnelles.

Par conséquent, les solutions de B.I. n’ont pas de fonction d’audit car elles exploitent les données du S.I. « en l’état », sans en évaluer leur justesse et donc, par voie de conséquence, en ne se préoccupant aucunement de leur fiabilité.

En définitive, un outil de B.I. est un super-requêteur alors que GEDIA Audit crée l’information de référence. Par exemple les écarts d’audit qui permettent d’évaluer le degré de fiabilité d’une valeur de stock ou de marge d’un article le long de l’axe du temps.

En conclusion, la fonction d’audit interne de la qualité des données n’est pas intégrée dans les outils de B.I. alors que c’est la mission principale de GEDIA Audit.

L’approche de GEDIA Audit est ainsi différente et complémentaire :

• Différente car nous traitons la qualité des données en amont des solutions de B.I. permettant ainsi la restitution de données de référence destinées à fiabiliser les travaux de reporting et les différents tableaux de bord de l’entreprise : finances, gestion,
• Complémentaire car nous délivrons une analyse « critique » des informations fournies par les flux entrée/sortie en rendant apparents, lisibles et compréhensibles tous les dysfonctionnements survenus dans la valorisation des stocks, des coûts de production et des marges.

Votre site web

www.gedia.fr/audit/