Comment obtenir une preuve électronique de livraison sécurisée ?

Les preuves de livraison protègent votre équipe de livraison contre le risque de colis égarés, de réclamations frauduleuses et d’erreurs de livraison. Jusqu’à présent, on obtient une preuve de livraison en apposant une signature sur un formulaire papier, mais de plus en plus, les équipes de gestion des livraisons se tournent vers les outils logiciels et la preuve de livraison électronique (également appelée ePOD).

Nous allons voir ici pourquoi la preuve de livraison sur papier n’a plus de sens et comment vous pouvez ajouter la preuve de livraison électronique à vos opérations de livraison existantes. Nous vous guiderons sur le type de solution ePOD qui pourrait convenir à votre entreprise, et nous soulignerons les avantages de choisir Circuit for Teams pour capturer des signatures numériques et des photos comme preuve de livraison.

Pour quelles raisons la preuve de livraison sur papier n’a-t-elle plus aucun sens ?

Vous savez peut-être par expérience qu’il y a plusieurs raisons pour lesquelles les preuves de livraison sur papier n’ont plus de sens pour les chauffeurs ou les répartiteurs. Nous vous en présentons quatre :

• Stockage et sécurité : Pendant toute la journée, les conducteurs doivent conserver les documents physiques à l’abri de la perte ou de la détérioration, et les répartiteurs doivent les stocker au siège. Ces documents doivent être scannés dans votre système et détruits, ou conservés en toute sécurité dans des armoires. La perte d’un document entraîne celle de la signature de l’accusé de réception, ce qui ouvre la voie à de pénibles litiges en matière de livraison.

• Saisie manuelle des données : La conciliation et la fusion des dossiers papier à la fin de chaque journée exigent beaucoup de temps et d’énergie.

• Visibilité en temps réel insuffisante : Lorsqu’un chauffeur recueille une signature sur papier, le dispatcheur n’en a connaissance qu’à son retour de tournée ou amoment de l’appeler pour lui demander de fouiller dans un dossier. Les informations ne sont donc connues que plus tard, et le dispatcher ne peut pas informer les destinataires en temps réel s’ils demandent des renseignements sur un colis. De plus, en l’absence de preuve photographique, le chauffeur ne peut pas toujours expliquer avec précision où il a laissé un colis en lieu sûr. Une note est subjective et peut manquer de clarté et, sans le contexte d’une image, le destinataire peut avoir du mal à se faire une idée de l’endroit où il se trouve.

• Environnement : La consommation quotidienne de rames de papier ne vous aide pas à réduire votre empreinte carbone, c’est certain. Plus les livraisons sont nombreuses, plus l’impact est important.

En bref, ce type de document est dépassé, inefficace (c’est-à-dire lent à traiter) et n’améliore pas l’expérience des destinataires, des chauffeurs-livreurs ou des responsables de l’expédition.

Cette pratique avait peut-être un sens lorsqu’il n’y avait pas d’autre solution possible, mais aujourd’hui, vous répertoriez votre site web et vous pouvez choisir parmi une gamme de solutions électroniques d’accusé de réception pour améliorer les services de livraison. La prochaine étape consistera à examiner comment vous pouvez utiliser l’ePOD pour réduire les processus manuels et bannir à jamais les bons de livraison sur papier.

Obtention d’une preuve électronique de livraison : Quelles sont les ossibilités ?

Pour ajouter une preuve de livraison électronique sans papier à vos opérations de livraison existantes, deux solutions s’offrent à vous :

• Logiciel dédié à la preuve de livraison : Un programme ePOD autonome n’offre qu’une fonctionnalité de preuve de livraison, généralement par l’intermédiaire d’une API connectée à vos autres systèmes internes. Quant aux outils ePOD spécialement conçus, ils font partie d’une suite, fonctionnant indépendamment des autres fonctionnalités – et vous devez acheter les fonctions d’appui à un coût supplémentaire.

• Solutions de gestion des livraisons, comme Route4Me : La preuve électronique de livraison est incluse dans nos plans Recipient et Premium. Vous bénéficiez de la planification et de l’optimisation de livraison (pour plusieurs chauffeurs), du suivi des chauffeurs en temps réel, des ETA automatisées, des mises à jour des destinataires, et bien plus encore. La livraison électronique de documents est intégrée de manière transparente.

L’une ou l’autre de ces options peut vous convenir mieux que l’autre, en fonction de votre situation.

Ainsi, si vous disposez d’une petite ou moyenne équipe de livraison, il est judicieux de consolider vos opérations de livraison (y compris la livraison à domicile) sur une seule plateforme unifiée, telle que Route4Me.

En revanche, les particuliers ou les micro-entreprises (qui n’ont pas l’ambition de se développer) qui effectuent chaque jour des livraisons à un seul chiffre et qui souhaitent bénéficier de la tranquillité d’esprit offerte par la livraison à domicile sans pour autant avoir besoin de fonctions de gestion des livraisons, peuvent opter pour une application autonome.

Pour les entreprises disposant d’une flotte de véhicules importante et d’une infrastructure technique complexe, une solution ePOD personnalisée qui s’intègre à vos systèmes existants peut être plus adaptée à vos besoins.

ePOD de Route4Me : capture de photos et de signatures, et mise à jour des destinataires

En choisissant Route4Me comme application de preuve de livraison électronique, vous disposez de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin et d’autres caractéristiques clés qui simplifient les processus pour votre équipe de livraison. Nous les aborderons plus tard, mais pour l’instant, voyons comment vous pouvez utiliser Route4Me pour les preuves de livraison :

• Enregistrement des signatures électroniques : Route4Me permet à un conducteur d’utiliser son propre appareil mobile pour capturer des signatures électroniques, qui sont ensuite automatiquement téléchargées dans le nuage. Il n’y a donc pas de matériel supplémentaire, la saisie manuelle des données est réduite et la visibilité en temps réel (et rétrospective) est précise pour les responsables et les dispatcheurs au siège.

• Capture de photos numériques : La capture de photos de Route4Me offre au chauffeur la possibilité de prendre une photo du colis avec son smartphone, qui est ensuite téléchargée dans l’enregistrement et visible dans l’application web du back-office. Grâce à la capture d’une preuve photographique de la livraison, les chauffeurs peuvent effectuer davantage de premières livraisons (réduisant ainsi les re-livraisons) car ils peuvent mettre le colis en lieu sûr et prouver l’endroit où ils l’ont laissé.

• Actualisation automatique des destinataires : En cas de livraison d’un colis, Route4Me peut envoyer au destinataire une notification par PME ou par courrier électronique contenant la preuve de livraison (nom, signature et photo numérique). La satisfaction du client s’en trouve accrue et la charge de travail du personnel d’assistance réduite, qui n’a plus à s’occuper des clients à la recherche d’un colis.

Remarque : les mises à jour des destinataires vous permettent également d’avertir les clients par SMS ou par courrier électronique de la conformité de leur colis. Cela augmente les chances qu’ils soient à la maison pour récupérer le colis lorsque vous vendez des articles sponsorisés, ce qui facilite la livraison pour toutes les parties concernées.

Toutes ces fonctionnalités se concrétisent par des avantages commerciaux tangibles, car elles permettent d’éviter de nombreux problèmes fastidieux dans le processus de livraison : résolution des litiges, re-livraison, communication avec le destinataire et suivi des colis perdus. Cela signifie que vous pouvez vous concentrer sur l’amélioration de la rentabilité.

Plus qu’une preuve de livraison : Optimisation et suivi des itinéraires des chauffeurs

La plateforme Route4Me n’est pas seulement un outil de preuve électronique de livraison, elle offre également de nombreuses autres fonctionnalités qui aident les chauffeurs et les répartiteurs à mieux gérer leurs itinéraires de livraison. En plus de la capture de photos et des signatures électroniques, notre plateforme de livraison fournit également :

• Planification et optimisation des trajets : En quelques minutes, Route4Me vous permet de planifier l’itinéraire optimal pour plusieurs chauffeurs. Importez simplement votre feuille de calcul, laissez l’algorithme faire son travail automatiquement et votre personnel aura l’itinéraire le plus rapide sur son application Route4Me pour conducteurs (qu’il pourra utiliser avec son système de navigation GPS préféré).

Remarque : Route4Me vous offre un nombre illimité d’arrêts. D’autres outils d’optimisation d’itinéraires (ou des alternatives gratuites comme Google Maps) limitent le nombre d’arrêts que vous pouvez saisir.

• Suivi des conducteurs en temps réel : Avec Route4Me, vous pouvez effectuer le suivi des itinéraires au siège, en suivant les conducteurs dans le contexte de leur itinéraire à l’aide de données en temps réel. Vous avez ainsi non seulement une vue d’ensemble, mais aussi la possibilité d’informer facilement les clients en cas d’appel.

• Directives et modifications dynamiques : Permutation des itinéraires entre les conducteurs au dernier moment, mise à jour des itinéraires en cours et prise en compte des arrêts prioritaires ou des créneaux horaires des clients.

En ajoutant la fonctionnalité de preuve de livraison à tout ce qui précède, Route4Me offre aux sociétés de livraison et aux petites entreprises un système complet de gestion des livraisons. Ce système ne nécessite aucune intégration complexe, aucun matériel supplémentaire et très peu de formation pour les chauffeurs-livreurs.

Conclusions : l’ePOD bouleverse les habitudes

Pour les entreprises qui abandonnent les confirmations de livraison sur papier et pour les équipes de livraison qui se lancent dans la livraison à domicile, l’obtention d’une preuve de livraison électronique change la donne.

Lorsque les chauffeurs peuvent capturer des photos et des signatures électroniques sur leur propre appareil, vous réduisez le nombre de litiges et de nouvelles livraisons, tout en améliorant la satisfaction des clients.

Lorsque vous gérez une équipe de chauffeurs et que vous souhaitez disposer d’un moyen simple et rentable de capturer les preuves de livraison tout en rendant les itinéraires de livraison plus efficaces, inscrivez-vous pour un essai gratuit de Route4Me.