Le recrutement des premiers salariés s’accompagne d’un choix crucial pour votre entreprise : votre solution de paie. Logiciel de paie, logiciel de préparation de la paie, externalisation auprès d’un spécialiste de la paie ou expert-comptable les solutions sont nombreuses et dépendent de vos besoins et de votre profil. Dans cet article, nous vous donnons nos conseils pour faire le bon choix.
Logiciel de paie, logiciel de préparation et distribution de la paie ou externalisation ?
La première étape de la recherche de la solution de paie idéale est de formaliser votre besoin. Il existe quatre catégories de solutions de paie :
- Les logiciels de paie qui vous permettent de gérer votre paie de A à Z en autonomie ;
- Les logiciels de préparation et distribution de la paie, souvent des logiciels SIRH, qui se connecte au logiciel de paie de votre expert-comptable ou de votre gestionnaire de paie ;
- L’externalisation de la paie auprès d’un gestionnaire de paie (indépendant ou en cabinet) ;
- L’externalisation auprès de votre expert-comptable.
Si vous souhaitez gérer votre paie en autonomie, les logiciels de paie ou les logiciels de préparation à la paie sont faits pour vous. Les logiciels de paie comme PayFit ou Macompta vous permettent d’émettre des fiches de paie sans passer par un prestataire externe alors que les logiciels de préparation de la paie comme Factorial ou Lucca vous aide à préparer vos éléments de paie et à les transmettre à votre expert-comptable qui produira les fiches de paie.
Les logiciels de paie demandent plus de connaissances et prennent plus de temps que les logiciels de préparation à la paie mais vous avez l’avantage de maîtriser entièrement la gestion sociale au sein de votre entreprise.
À l’inverse, les cabinets spécialisés en gestion sociale ou les experts-comptables pourront se charger entièrement de votre gestion sociale : vous transmettez chaque mois les variables de paie et vous recevez les bulletins de salaire. Vous gagnez du temps et êtes sûrs de ne pas faire d’erreurs.
Quels sont les fonctionnalités et services indispensables de votre solution de paie ?
Internalisation ou externalisation de la paie, les fonctionnalités et services de bases sont les mêmes pour toutes les solutions de paie :
- Édition des bulletins de paie des employés en prenant en compte tous les éléments nécessaires comme les jours de congé ou les heures supplémentaires ;
- Dématérialisation des fiches de paie et archivage légal ;
- Édition des documents relatifs aux ressources humaines comme la déclaration unique d’embauche (DUE), l’attestation Pôle emploi, la promesse d’embauche, le contrat de travail, la rupture conventionnelle, le solde de tout compte et les arrêts de travail ;
- Télédéclaration des fameuses déclarations sociales nominatives (DSN) et réalisation de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) ;
- Tenue du registre du personnel.
Votre choix se fera sur les fonctionnalités et les services secondaires des solutions de paie.
Par exemple, les logiciels de paie et les logiciels de préparation de la paie proposent les fonctionnalités suivantes :
- Un espace salarié ;
- L’automatisation de la saisie des variables de paie ;
- Des fonctionnalités SIRH complémentaires ;
- Des intégrations avec des logiciels RH (gestion de planning, communication interne).
Les solutions d’externalisation de la paie vous permettent de bénéficier d’un accompagnement absent chez les logiciels :
- Conseil social ;
- Conseil juridique ;
- Bibliothèque de documents juridiques.
En résumé : si vous voulez gérer votre paie en interne et être autonome sur la gestion sociale de votre entreprise, choisissez un logiciel de paie. Si vous souhaitez externaliser la gestion sociale et être accompagné par des experts, choisissez un cabinet spécialisé ou faites-vous accompagner par votre expert-comptable.
Quel est votre budget ?
Il existe des solutions de paie à tous les prix. Le problème ? Le marché est très opaque et vous devrez passer par la case “devis” pour avoir un prix précis.
Le prix final dépend de nombreux critères : nombre de salariés, accompagnement, fonctionnalités du logiciel, formation ou automatisation et il est très difficile de classer les différentes solutions de paie de la moins chère à la plus chère.
Pour vous donner une estimation plus précise, nous avons classé les solutions de paie de la moins chère à la plus chère :
- Logiciel de paie simple ;
- Externalisation de la paie auprès de votre expert-comptable ;
- Logiciel de préparation et de distribution de la paie en lien avec votre expert-comptable ;
- Logiciel de paie complet avec les fonctionnalités d’automatisation de la paie et les fonctionnalités RH
- Externalisation auprès d’un cabinet spécialisé dans la gestion sociale avec accompagnement.
Si vous choisissez d’externaliser votre paie, n’oubliez pas de négocier le prix. La négociation sera plus compliquée avec les logiciels sauf si vous avez de nombreux salariés.
Vous devez faire correspondre votre besoin avec votre budget en n’oubliant pas qu’une entreprise évolue et que votre besoin variera en fonction de votre croissance.
Quels seront vos besoins dans 1, 2 et 5 ans ?
Changer de solution de paie ne se fait pas en un claquement de doigts. Vous devez absolument anticiper vos besoins futurs pour choisir la solution idéale dans le présent qui pourra se transformer en solution idéale dans le futur.
Nous vous conseillons de vous projeter sur une période de 1 à 5 ans pour ne pas être obligé de changer de solution de paie au bout de 2 ans. Il est préférable d’opter directement pour une solution complète (si vous avez le budget) plutôt que de changer régulièrement de solution de paie. Les coûts de tels changements sont souvent sous-estimés par les entrepreneurs.
Notre dernier conseil : demandez l’avis des professionnels qui vous ressemblent. Vous n’êtes pas le premier à chercher une solution de paie et d’autres entrepreneurs sont déjà passés par là. Demandez leur avis, ils sont les mieux placés pour vous comprendre.
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