La plupart des gens sont généralement sujets à la problématique de la gestion du temps. Chose tout à fait normale, car aujourd’hui, l’efficacité et le rendement reposent bien souvent sur la bonne gestion du temps. Celle-ci consiste à se programmer pour effectuer les tâches prévues dans le délai imparti. De quoi améliorer la productivité, réduire le stress et passer une bonne journée. Pour mieux gérer son temps et améliorer par la même occasion son rendement, voici 6 bonnes astuces à essayer absolument.
Se servir d’un logiciel de gestion de temps
Aujourd’hui, les logiciels de gestion de temps sont très pratiques pour optimiser les heures de travail et pour accroître la productivité. Mais de quoi s’agit-il concrètement ? Un logiciel de gestion du temps est un programme informatique qui simplifie et automatise la gestion des horaires de travail. Ce type d’outil est normalement destiné aux entreprises, mais on retrouve aussi certaines applications destinées aux particuliers. On parle plus de logiciels de gestion des tâches dans ce cas. Grâce à ces outils numériques, une personne pourra planifier et organiser ses tâches afin de les réaliser à temps. De quoi être plus productif.
Essayer le « Timeboxing » et le « Timeblocking »
Pour bien gérer son temps, le « Timeboxing » (ou méthode du temps limité) reste une stratégie à envisager. Basée sur les objectifs, elle consiste à réaliser ses tâches dans un bloc de temps. Cette technique est spécialement efficace lorsqu’on souhaite assurer la gestion d’une liste de tâches de manière prévoyante. Cela, sans forcément savoir combien de temps nécessitera chaque tâche. Pour appliquer cette stratégie, il faut diviser les grandes tâches en petites. Ainsi, chaque petite tâche devra être traitée dans un délai convenable qui ne doit guère excéder trois heures.
Il y a également le « Timeblocking » ou « segmentation du temps » qui vise à scinder une période de temps (souvent un jour ou une semaine). Chaque bloc de temps sera dédié à des tâches connexes. Ainsi, il devient plus simple de gérer ses horaires et d’améliorer son rendement.
Planifier et hiérarchiser les tâches
La planification et la hiérarchisation constituent pour beaucoup le b-a.ba de la gestion du temps. En programmant les tâches et en les priorisant, on arrive à détecter 20 % de celles qui méritent un effort conséquent. Contrairement à ce que la plupart des gens pensent, le temps utilisé pour planifier les tâches n’est pas perdu. À terme, procéder de cette façon permet de gagner du temps. Gérer son temps, c’est aussi pouvoir le consacrer aux tâches importantes et pas seulement à celles qui sont urgentes.
Certains outils internet aident les travailleurs et particuliers à planifier et hiérarchiser leurs tâches. Il faudra se renseigner sur les plus utilisés des internautes.
Déléguer de manière efficace
L’autre façon de bien gérer son temps, c’est de déléguer efficacement. La délégation consiste à charger une autre personne de la mission que l’on est censé effectuer. Ainsi, on peut s’occuper d’autres missions encore plus importantes. Toutefois, le tout ne suffit pas de déléguer. Il faut pouvoir suivre l’évolution du travail confié et s’assurer que la personne sollicitée est réellement compétente pour réaliser le travail. Faute de quoi, on risque d’avoir un résultat décevant. Ce qui peut contraindre à une reprise du travail.
Attention à ne pas déléguer trop souvent, et surtout pas les tâches les plus ardues. Il faut déléguer uniquement quand l’on ne dispose plus d’assez de temps, quand il y a d’autres priorités ou lorsqu’on a trop de tâches à gérer.
Ne pas surcharger ses journées et se fixer des limites
Comme évoqué tantôt, on peut déléguer lorsqu’il y a trop de tâches à gérer. Mais pour mieux organiser son temps et améliorer sa productivité, pourquoi ne pas refuser certaines tâches et fixer des limites ? Cela, afin de ne plus avoir de grosses journées. Il importe de savoir dire non lorsqu’on ne se sent pas en mesure d’effectuer un travail, ou lorsqu’on ne dispose plus d’assez temps pour le faire.
Pour appliquer cette technique, une personne peut par exemple décider de ne plus travailler après 18 h. Alors, toute tâche qui interviendra après cette heure devra être rejetée. Cela motive également à terminer tous les travaux avant l’heure fixée.
Identifier ses temps forts et ses temps faibles
Tout le monde ne fonctionne pas de la même manière. Il y a ceux qui sont plus efficaces le soir et ceux qui le sont plus dans la matinée. De ce fait, il est donc important de connaître sa période d’efficacité. Une personne très énergique en soirée devrait réserver les tâches les plus sérieuses pour ce moment de la journée. De cette façon, elle est sûre de bien les réaliser et surtout, de les terminer plus vite.
Hormis les pics d’efficacité, il faut aussi identifier les facteurs qui décuplent sa productivité et ceux qui l’affectent à l’inverse. Comme facteur boostant, on retrouve souvent la musique, la nature, le travail collectif, etc. Et comme facteur affectant la productivité, on retrouve : la météo, le stress, l’insomnie… Il faut donc les connaître et s’adapter en fonction.
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