L’événementiel est souvent considéré comme inaccessible pour les plus petites entreprises. Pourtant, une communication événementielle bien réalisée est excellent moyen de se faire connaître. Judith Saintoiry, chef de projet événementiel indépendante, nous parle de sa profession et de l’importance de cet outil dans la stratégie des entreprises.
- Pouvez-vous expliquer en quoi consiste votre métier ?
Mon métier consiste à accompagner les entreprises petites ou moyennes dans l’organisation de leurs événements, de la planification de leurs projets (prise de briefs) jusqu’à la coordination de la logistique (définition du cahier des charges, repérage des lieux, sélection des partenaires) sans oublier le contrôle et la maîtrise du budget. Je m’occupe également de l’ensemble du processus administratif (suivi des factures, engagements de visas pour des intervenants internes ou externes, réservation des billets d’avion et de l’hébergement, participation à l’élaboration des plans de communication, animation de l’écosystème pendant la période pré et post-événement) .
- Quel a été votre parcours pour arriver à cette profession ?
Mon parcours a été davantage axé sur les domaines commercial et marketing que sur la communication. Grâce à mes expériences, j’ai pu participer à l’organisation et la mise en place de salons mais aussi des lancements produits, stratégies commerciales que ce soit dans le B2B ou B2C pour des associations et indépendants. Je me suis trouvée dans un élément qui me convenait car multiple et opérationnel.
Ce qui me passionne est avant tout de travailler avec des gens enthousiasmés, engagés par ce qu’ils font quel que soit leur domaine. Cette partie humaine est pour moi très importante. Depuis mon lancement il y a 4 ans, je me suis orientée vers différents secteurs d’activités, moyens, états d’esprit ce qui m’a appris énormément de choses.
Avant cela, j’ai travaillé pendant 10 ans dans une société américaine spécialisée dans l’outillage. J’ai vécu 1 an aux Etats-Unis et 4 ans en Espagne, je parle donc ces langues couramment. Durant mes études, j’ai également eu l’occasion de travailler pour des designers, des personnes qui débutaient. Toutes ces missions commerciales, de communication et opérationnelles ont été une vraie richesse pour moi.
- Pourquoi avoir opté pour le statut d’indépendant ?
La société dans laquelle je travaillais ne proposait pas de poste sur lequel je souhaitais me réorienter. Après avoir obtenu mon Master Développement et Stratégies commerciales qui m’a permis de réajuster mes connaissances dans le domaine marketing, j’ai suivi plusieurs formations orientées vers le poste de chargée de logistique pour l’événementiel, dans le milieu socio-culturel. J’ai ensuite travaillé sur plusieurs missions ce qui a contribué à consolider mon expérience.
Aujourd’hui, le marché fait que tout ce qui est en rapport avec l’événementiel n’est pas du tout financé. La concurrence immédiate, ce sont l’assistante de direction et les agences de communication. Jusqu’à présent, j’ai eu la chance de travailler chez l’annonceur. J’ai ainsi pu suivre de manière individuelle les projets sur la durée.
J’ai pu constater qu’il y avait une réelle demande de la part des entreprises y compris les petites structures. Ce qui faisait peur aux startups est de voir que je travaillais pour les grands groupes dont le budget est plus élevé. Toutefois, l’événementiel n’est pas réservé qu’aux grandes entreprises.
- L’événementiel n’est pas une réelle priorité pour les startups, n’est-ce pas ?
Mon rôle c’est aussi de faire prendre conscience aux startups de l’importance de l’événementiel dans leur stratégie. Mes expériences m’ont amené à faire la labellisation de startups dans la finance. Il est vrai que lorsqu’on regardait les labels à projets, on s’est aperçu qu’il restait beaucoup de choses à mettre en place, notamment concernant la partie gestion, les business plans. La promotion pour elles passe essentiellement par Internet alors que parfois un atelier, un petit déjeuner, même dans ses propres locaux est une manière de faire connaissance et de se démarquer. Surtout qu’aujourd’hui, il est de plus en plus difficile de se faire connaître via Internet lorsqu’on ne dispose pas de grands moyens.
- Pouvez-vous nous décrire une semaine type ?
Pour prendre un cas concret, actuellement je travaille avec un club d’affaires qui se réunit tous les 15 jours. Pour l’instant, leurs clubs sont ouverts en province et en banlieue. Cette année, ce club a décidé de s’attaquer à Paris en se réunissant dans au moins trois arrondissements. Mon rôle est de trouver une salle pour un nombre de personnes déterminé avec un forfait déjeuner, dans un cadre agréable tout en respectant le budget imposé. Je me connecte alors avec mon réseau et les personnes que j’ai pu rencontrer pour visiter des espaces de co-working. En effet, j’essaie toujours de proposer des choses originales à mes clients. Ces solutions ne sont généralement pas plus chères que les réunions classiques mais sont plus flexibles. Si cela est nécessaire, je mets en place une vraie négociation qui sera ensuite appuyée par le donneur d’ordre puisque je ne suis que le prestataire. Mon rôle est également d’expliquer le fonctionnement du club d’affaires, la portée de l’événement, toujours dans l’objectif de mettre en place une stratégie gagnant-gagnant.
- Quelles différences pouvez-vous observer entre les attentes des startups et celles des grands groupes ?
Les startups commencent toujours par me dire qu’elles disposent d’un budget limité. Dans ce cas, je leur demande ce qu’elles attendent comme type de services et vérifie s’il est judicieux de lancer un événement sur la période souhaitée. Imaginons par exemple qu’une startup souhaite lancer un nouveau service alors qu’un concurrent organise un événement plus conséquent sur la même période. Même si l’idée de la startup est bonne et peut lui permettre de faire connaître son produit, je lui indique que ce n’est pas le bon moment car la majorité des clients se tourneront vers l’entreprise déjà implantée sur le marché.
Les contraintes que je peux rencontrer lorsque je travaille avec les grands groupes concernent le nombre d’intermédiaires. En effet, il m’est arrivée de travailler sur des dossiers avec 10 sponsors qui souhaitent chacun donner leur avis. Autre contrainte : le choix du lieu qui n’est pas toujours évident. La communication avec les personnes internes à l’entreprise est également importante.
- Comment se déroule votre travail à l’international ?
Pour l’instant, je travaille avec des clients basés en France mais qui organisent des événements à l’étranger. Dans ce cas, je gère tout depuis la France. Je garde un contact avec les prestataires sur place ou locaux en permanence de manière à ce qu’ils soient tenus au courant des changements éventuels, du mode de mise en place souhaité, du matériel nécessaire. Selon les pays, il y a des éléments à anticiper et les coûts ne sont pas forcément les mêmes, notamment en matière d’hébergement. Il y a donc toute une partie négociation à mettre en place mais aussi une partie relationnelle. Il faut rester en contact avec les équipes, que je suive leur travail, m’adapte à leur culture et mode fonctionnement. L’humain est très important. Quel que soit le projet dans lequel je m’implique, j’applique cette méthode de travail.
- Selon vous, pourquoi l’événementiel est si important pour les entreprises ?
Les gens ont besoin de se rencontrer. Même quand ils se connaissent, l’événementiel est indispensable. Chacun a besoin d’échanger sur tout type de sujets pour créer une connexion. La discussion et le fait de raconter son quotidien créé du lien. On prend également le temps ce qui n’est pas le cas lors des échanges à distance. Le networking est aussi un bon moyen d’échanger.
- Avez-vous une dernière chose à ajouter ?
Je suis apte à donner un conseil aux entreprises qui ne disposent pas de l’expertise nécessaire dans ce domaine et de les orienter sans pour autant être dans une logique de facturation. C’est aussi l’avantage d’être sous le statut de freelance.
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